Télétravail, toutes les infos

Le télétravail, c’est quoi ?

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle les fonctions qui auraient pu être exercées par un agent dans les locaux de son employeur sont réalisées hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication (article 2 du décret du 11 février 2016).

L’instauration de cette nouvelle modalité de travail s’inscrit dans des conditions permettant de garantir la qualité des services publics de l’éducation, de la jeunesse et des sports, de moderniser l’organisation du travail, de protéger la santé des personnels et de développer la qualité de vie et les conditions de travail.

Le télétravail n’a pas vocation à se substituer à l’octroi d’une autorisation d’absence, à une période d’absence pour raisons de santé, ou tout autre congé de quelque nature que ce soit.

Le télétravail, c’est pour qui à l’Éducation nationale ?

L’ensemble des personnels administratifs, conseillers techniques de service sociaux, directeurs délégués à la formation professionnelle et technologique, responsable des bureaux d’entreprises et personnels de direction, titulaires et contractuels exerçants au sein des établissements publics locaux d’enseignement (EPLE) et des centres d’information et d’orientation (CIO).

1.Conditions d’accès au télétravail

Conditions liées à l’agent

Le télétravail est ouvert aux personnels administratifs, conseillers techniques de service sociaux, directeurs délégués à la formation professionnelle et technologique, responsable des bureaux d’entreprises et personnels de direction, fonctionnaires, contractuels ou stagiaires, à temps complet ou incomplet dès lors qu’ils sont dans le champ du télétravail affecté dans les établissements publics locaux d’enseignement et les centres d’information et d’orientation et que certaines de leurs activités sont éligibles au télétravail ; il reste à l’appréciation des chefs de service.

Le télétravail repose sur une démarche volontaire qui doit faire l’objet d’une demande de la part de l’agent.

La compatibilité du télétravail avec l’intérêt du service est une condition nécessaire à la mise en place de cette modalité de service.

La nature des activités, l’autonomie de l’agent dans l’exercice de ses missions et la possibilité pour le supérieur hiérarchique d’évaluer l’exécution normale des tâches qui sont confiées au regard des objectifs fixés dans le cadre de l’activité doivent être compatibles avec cette modalité d’organisation du travail.

Conditions liées à l’activité

Le télétravail est ouvert aux agents dont la nature des activités est compatible avec cette modalité d’organisation du travail. (voir liste plus haut)

La manière d’organiser le télétravail doit être adaptée aux différentes conditions d’exercice des missions de service public et aux contextes professionnels locaux. Il doit être compatible avec le bon fonctionnement du service public et s’inscrire dans le cadre d’une organisation collective du travail garantissant la présence d’un effectif suffisant d’adultes au sein de l’établissement.

Les activités susceptibles d’être exercées à distance sont identifiées et les fiches de poste mentionnent si tout ou partie des activités liées au poste de travail peuvent être exercées en télétravail.

L’inéligibilité de certaines activités au télétravail, si celles-ci ne constituent pas la totalité des activités exercées par l’agent, ne s’oppose pas à la possibilité pour l’agent d’accéder au télétravail dès lors qu’un volume suffisant d’activités télétravaillables peut être identifié.

Pour les activités exercées en établissements par les personnels de direction et les directeurs délégués à la formation professionnelle et technologique, les jours de télétravail sont pris exclusivement sous forme de jours flottants et pendant les périodes d’absence des élèves, notamment pendant les vacances scolaires ou le mercredi après-midi.

Conditions matérielles

Pour être autorisé à télétravailIer, l’agent doit attester :

• l’effectuer soit dans un lieu privé à usage d’habitation, soit dans un tiers lieu qui constitue un espace de travail adapté, respectueux des normes ergonomiques habituelles pour ce type d’activité ainsi que de la confidentialité et la discrétion professionnelle exigées de tout agent public ;
• disposer d’une connexion internet haut débit ;
• avoir une installation électrique conforme aux normes en vigueur ;
• avoir souscrit une assurance personnelle qui couvre le télétravail ;
• disposer d’un équipement fixé en fonction de son profil utilisateur.

Le lieu d’exercice doit se situer dans un périmètre compatible avec un accès, dès le début de la journée suivante, sur le site d’affectation habituel pour les besoins impérieux de l’activité ou en cas de dysfonctionnement des équipements ne permettant pas le télétravail.

Les personnes en télétravail sont dotées des équipements adaptés, et a minima d’un ordinateur portable leur permettant une connexion aux applications nécessaires à leur activité et d’un équipement permettant un accès vocal.

L’agent est responsable de l’intégrité du matériel mis à sa disposition, notamment des données qui y sont stockées. Il s’engage à réserver l’usage des outils informatiques qui lui sont fournis à un usage strictement professionnel et à prévenir de toute anomalie ou défaut de fonctionnement.

Confidentialité et protection des données

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’établissement, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections de données et leur confidentialité. Il doit pour préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l’obligation de discrétion ou de confidentialité sur les données qui pourraient être portées à sa connaissance dans l’exercice de ses fonctions. Les documents ou dossiers à caractère confidentiel ne peuvent pas être emportés par le télétravailleur à son domicile.

2.Modalités de la mise en œuvre

Organisation du télétravail

Les agents ont la possibilité d’exercer selon les organisations suivantes:

• en télétravail régulier : il peut être exercé à raison de 1 jour fixe par semaine. Le télétravail régulier s’exerce sur une journée complète ou une demi-journée,
• en travail ponctuel à distance : il consiste pour l’agent à bénéficier d’un crédit de jours de télétravail, à hauteur de 5 à 10 jours par an maximum selon le statut, utilisable en fonction des nécessités d’organisation de son propre travail et des impératifs de l’organisation collective du travail.

Une fois l’autorisation de travail ponctuel à distance accordée, l’agent doit, à chaque fois qu’il souhaite positionner un jour de travail ponctuel à distance, formuler une demande d’utilisation des jours auprès de son supérieur hiérarchique au moins 48 heures à l’avance. Toutefois, un travail ponctuel à distance ne peut pas concerner les journées de présence obligatoire sur site. L’agent peut utiliser son crédit sous forme de journées ou de demi-journées.

• en combinaison télétravail régulier/ travail ponctuel à distance: les jours de télétravail régulier pourront être complétés par du travail ponctuel à distance, sans que cela puisse conduire à une présence sur site d’affectation inférieure à 2 jours par semaine. Cette possibilité ne concerne donc que les agents bénéficiant de 1 journée de télétravail régulier. L’agent pourra bénéficier d’un forfait maximum de 5 jours flottants.

L’exercice du télétravail s’effectue selon les modalités suivantes quelle que soit l’organisation choisie :

• La durée minimale de présence sur site d’affectation reste de 2 jours par semaine (hors absences congés, maladie, formation, …) quelle que soit la quotité d’affectation et la modalité de télétravail choisie.
• La ou les journées télétravaillées sont déterminées en accord avec le supérieur hiérarchique en fonction de l’intérêt du service et afin de préserver le bon fonctionnement du collectif de travail. Le planning des jours télétravaillés est déterminé à l’avance. Toutefois, il est susceptible d’être modifié selon les besoins du service en accord ou sur demande du supérieur hiérarchique.
• Les agents en situation de télétravail ne doivent pas générer d’heures supplémentaires sauf sur demande expresse de la hiérarchie.
• Les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres agents aux réunions (visioconférence).
• La journée en télétravail s’inscrit dans le même cadre horaire que celui arrêté pour les journées effectuées sur le lieu de travail. L’agent doit être joignable par téléphone et par messagerie pendant ces plages horaires, pour répondre aux diverses sollicitations. Le droit à la déconnexion bénéficie à tous les personnels, qu’ils exercent ou non en télétravail.

Le télétravail « contraint » peut, à la demande de la direction, être mis en place en cas de circonstances exceptionnelles telle qu’une crise sanitaire.

Dans l’hypothèse où la présence de l’agent serait requise par le supérieur hiérarchique, la possibilité du télétravail serait annulée de fait.

Il peut être dérogé aux conditions de présence sur le site d’affectation à deux conditions :

• A la demande des agents dont l’état de santé, le handicap ou de grossesse le justifient et après avis du service de médecine préventive, pour une durée de six mois maximum. Cette demande est renouvelable après avis du médecin de prévention.
• Lorsqu’une autorisation temporaire de télétravail a été demandée et accordée en raison d’une situation exceptionnelle perturbant l’accès au service ou le travail sur site.

Réversibilité permanente

Il peut être mis fin à la décision autorisant le télétravail, avant l’expiration de la période autorisée:

• A l’issue d’une période de 3 mois pour les nouvelles demandes.
• A la demande de l’agent ou du supérieur hiérarchique avec un délai de prévenance de 1 mois qui peut être réduit en cas d’accord de deux parties
• En cas de changement d’affectation ou de fonctions, l’autorisation prend fin immédiatement

Nécessité de service

La nécessité de service prime toujours. A titre exceptionnel, un retour temporaire sur le site d’affectation peut être demandé à l’agent en cas d’urgence ou de pic temporaire d’activité nécessitant la présence physique de l’agent en télétravail.

3.Mise en place

Les demandes de télétravail se font en début d’année scolaire excepté pour les agents qui intègrent les services en cours d’année. Le renouvellement de l’autorisation de télétravail doit faire l’objet d’une nouvelle demande.

Les personnels intéressés par cette modalité de travail sont invités à solliciter un entretien avec leur supérieur hiérarchique afin d’échanger sur les modalités possibles d’exercice de leurs fonctions en mode de télétravail.

L’autorisation est délivrée, après avis, le cas échéant, du supérieur hiérarchique direct :

• en établissement public, par le chef d’établissement
• aux chefs d’établissement public local d’enseignement, par le directeur académique des services de l’éducation nationale

L’agent formule sa demande via l’outil Colibris.
cf. ci-contre un pas à pas pour vous guider dans la démarche.

Le supérieur hiérarchique qui a reçu l’agent en entretien, s’appuiera, pour valider la demande, d’une part sur l’examen des différents aspects de la demande de l’agent et d’autre part sur l’intérêt du service. Dans l’hypothèse où plusieurs agents d’une même unité de travail solliciteraient l’autorisation d’exercer en télétravail, le responsable veillera à réserver au moins une journée par semaine de présence effective de l’ensemble des agents du service.

L’agent pourra ensuite signer la convention de télétravail.

4.Indemnisation du télétravail

L’indemnisation du télétravail dit « forfait télétravail » est prévue par jour de télétravail (2.88 euros), sans seuil de déclenchement, dans la limite d’un montant maximum annuel (253,44 euros). Son versement, sous forme d’allocation, se fait au nombre réel de jours télétravaillés selon un rythme trimestriel.

Cf décret n°2021-1123 du 26 août 2021 et arrêté du 26 août 2021 modifié.